Under drygt ett år har vi i nätverket Sustainability Circle jobbat med en grupp som tillsammans diskuterat hur man bäst utvecklar ett mer förebyggande arbetssätt och en mer utvecklande kultur. Med målet att uppnå driftsäkerhet.
Hur ser en underhållskultur ut som dels tar oss från ett avhjälpande till ett förebyggande underhåll och dels tar oss in i ett Smart Maintenance? Det var den fråga vi definierade tillsammans när gruppen startade i februari 2021.
Det har som vanligt varit representanter från olika typer av verksamheter, verkstadsindustri, processindustri, infrastruktur, akademi, servicebolag och energiföretag.
Anders Källström har lett arbetet utifrån en stabil grund av kunskap om ledarskap och näringslivskultur – grundat i sin doktorsavhandling ”I spetsen på sin flock”.
För att lyckas måste hela företagets kultur förändras, skall underhåll förändras behöver även driften förändras. Det är ett långsiktigt arbete, de som beskriver lyckade resor hamnar lätt i berättelser som började för 15 år sedan.
Många vittnar om att det är svårt att ändra attityden av att de som räddar en operativ kris är hjältar. Alltför ofta lyfts fel typ av hjälte, den som fixar felet 20h i sträck. Men inte den som gjort den perfekta FU (förebyggande underhåll) planen som är rätt och hela tiden blir utförd. Det är inte fel att hylla dem som hjälper oss när vi hamnar i svårigheter, men vi måste bli bättre på att hylla dem som jobbar förebyggande med ständiga förbättringar ännu mer. Så det blir rätt balans. Det är en utmaning i den fortsatta utvecklingen.
Den nya tekniken har underlättat, digitaliseringen, Ipads med instruktioner tex. Fler kan bli hjältar nu på senare år, fler jobbar med underhåll och kan bli en hjälte. Förr var det bara några få som kunde bli hjältar.
Att ännu fler jobbar tillsammans för att kunna nå driftsäkerhet har blivit tydligt de senaste åren, underhåll + drift + it + processutveckling + etc, samt att tekniken utvecklats ovanligt fort.
Att underhåll är allas ansvar är kanske den allra viktigaste värderingen. Det är allas ansvar att underhållet ska fungera.
Det måste vara en miljö där det är ok att utvecklas och visa framfötterna. Är man duktig får man erkänsla och nya uppgifter. Ingen jante-lag får hålla tillbaka människorna.
Ledarskapet måste efterfråga att man jobbar tillsammans och förklara varför det är viktigt och hur man skall göra. Ledningen organiserar så att det finns mötesforum som stödjer att man jobbar tillsammans.
Ledare måste förklara, lyssna och ta tid och förklara varför det är verkligen viktigt. Ofta har vi för bråttom. Ledarna är extremt viktiga att de visar att de följer värderingarna annars funkar det inte.
På de senaste åren har det vart fokus på säkerhetskulturen och många verksamheter har tagit stora steg. Nu skall vi skapa en mer förebyggande kultur, kan vi inte reprisera det som funkat för säkerhetskulturen? Det är i vart fall ett bevis på att vi kan ändra kultur.
I moderna organisationer styr man inte med order utan med kultur. Beståndsdelarna i kulturen är Värderingar, Ritualer, Hjältar och Symboler.
Har vi tydliga värderingar idag? Orden är ofta lika i innebörd men funkar först när det väl träffar individer. Ledorden måste vara närvarande i vardagen, återkomma ofta i budskapen och sättet vi pratar. De skall gå att återanvända och förekommer ofta i mail och mötesdiskussioner.
IKEA mässighet är ett bra exempel på framgångsrikt kulturarbete. Både anställda och kunder har en bild av vad det innebär, och bilden är samstämmig på det som är väsentligt. En småländsk gärdsgård med mossa på är en symbol. Stabil, hållbar och man har monterat den själv. Och man måste göra det tillsammans.
Är, måste värderingarna vara samma i hela företaget. Nej! Men de får inte vara i konflikt med varandra, men de får gärna vara uttryckta så att de tilltalar olika avdelningar på rätt sätt. Viktigt att kulturen, värderingarna uttrycks positivt.
Exempel från arbetet under året:
Tillsammans – jobbar vi säkert – Vi har en säkerhetskultur där vi hjälper varandra att arbeta säkert
Tillsammans – skapar vi trivsel – Vi lyfter varandra och hjälper varandra att göra ett bra jobb
Tillsammans – maximerar vi anläggningens kapacitet – Vi utvecklar våra arbetssätt som ger förutsättningar till att maximera anläggningens kapacitet
Respekt, Resultat och Gemenskap är andra exempel på ledord.
Störningsfri produktion är samlingsordet för att jobba mer förebyggande.
Vi tar ansvar för: säkerhet, hälsa, miljö, kvalitet och professionalism i allt vi gör
Vi visar respekt: för varandra och alla vi möter i vår vardag
Vi tänker nytt: vi är engagerade och proaktiva, vi är innovativa och vill förbättra
Vi skapar framgång: för våra kunder och för oss själva.
Spelregler för att skapa en Vinnande kultur: Kamratskap, Våga vara bäst, Ta ansvar, Utveckling, Ordning och reda.
Tillsammans är en tydlig motkraft mot skråtänkande och silos, vattentäta skott.
Även om vi vill driva en förändring mot något vi saknar, kanske man inte skall glömma att nämna det man har som är bra men fortsatt viktigt. Ett exempel skulle kunna vara kvalitet.
De som vittnat om lyckade förändringar har också ofta vittnat om långsiktighet, tålamod, envishet som en värdering.
Vad har vi för ritualer på våra arbetsplatser?
Alla mötesforum vi har är ritualer! Vad är agendan på respektive möte? Säkerhet alltid först. Se till att de möten man har är så rätt som möjligt i relation till värderingar. Fokusera på riskobservationer och säkerhetsobservationer – saker som vart positiva, så att man inte bara pratar om det dåliga som hänt. Fira förbättringsprojekt också - inte bara rekord.
På ledarnivå så är det månadsmöten med uppföljning av mål och KPIer. Så det är viktigt att KPIer är lutade mot det förebyggande. Det är idag blandat. Och så återkopplar man till alla hela tiden hur det går.
Vi belönar bästa förbättringsteam varje månad. Går ut till teamet och lyssnar och har med fika.
Långsiktiga framgångar som vi når över tid, vill vi lyfta tydligare. En årlig gala kanske kan vara ett sätt att naturligt också uppmärksamma mer långsiktiga arbeten.
Det är lätt att man glömmer de förbättringar man gjort när problemen väl är borta och det är synd då det är långsiktiga arbeten som gett bra resultat. Vi måste hitta sätt att skapa berättelser som finns kvar kring dem.
Många positiva exempel är baserade på att ledningen visar intresse, går ut och tittar, tackar och tar i hand, skriver nyhetsbrev och lyfter fram. Genom att skapa berättelser och lyfta fram individer som gjort bra saker, skapar man också en grund för att den som fått erkänsla tar ansvar för att åtgärderna håller över lång tid.
Finns hjältar?
Ja lite olika på olika ställen. Man har interna tävlingar och priser runt innovation och kundfokus för att stödja de värderingarna.
Att be någon berätta om sitt eget jobb brukar ofta funka och kan vara ett sätt att kringgå obehagskänslan med Jante.
Det gäller nog att våga testa nytt, prova erkänna individer och inte fastna i att det bara är grupper som kan lyftas fram. Sedan kan man vara smart genom att flytta sig små steg i taget.
Vi måste skapa en berättelse om en framtida ursprungshjälte! Eftersom vi inte hittar en historisk som fungerar. Måla upp bilden av en hjälte om 10 år – en person som bryr sig och är präglad av värderingarna. Proaktiv, i framkant, teknikutveckling, en framåtlutad person, att bry sig är en viktig egenskap, vara föregångsman, lyhörd, närvarande, en influencer som håller på med teknik, nyfikenhet, yrkesstolthet, ingenjörskonst.
Efter ett drygt år av diskussioner och reflektioner är nu samlingsnamnet på vad vi vill uppnå
- En kultur för driftsäkerhet
Kulturen kan också vara ett försvar mot en diskussion man inte vill ta, man får passa sig så man inte använder kulturen som ett snabbt svar på diskussioner man inte vill ha. Om kulturen blir stark kanske den blir orörlig – man får inte gömma sig bakom kulturen. I kulturen måste finnas att man förnyar. Om du skall trivas då måste du köpa huvuddelen av kulturen men du skall också vara med och utveckla/förbättra. 80/20 regeln.
Det sista steget i implementeringen är det svåraste, att nå ut till alla i organisationen. Förenkla språket. Man kanske måste ha olika ord för olika grupper. Viktigt att det blir på riktigt för alla så det inte blir tomma ord och plattityder/floskler.
Vi tror idag att kärnan i en kultur för driftsäkerhet är:
Proaktivitet – Tillsammans – Hållbart
