Integritet och dataskydd - Så hanterar vi personuppgifter - Om cookies - M.M.
Senast uppdaterad: 2026-08-13
I Sustainability Circle värnar vi om din personliga integritet och eftersträvar en hög nivå av dataskydd. Vi säljer inte dina personuppgifter till andra företag eller organisationer.
Här beskriver vi hur Sustainability Circle samlar in, använder och på andra sätt behandlar personuppgifter, varför vi gör det och vilka rättigheter du har. Vi behandlar personuppgifter i enlighet med EU:s dataskyddsförordning (GDPR) och annan tillämplig dataskyddslagstiftning.
Du är alltid välkommen att kontakta oss om du har frågor om vår behandling av personuppgifter på info@sustainabilitycircle.se.
Varifrån får vi dina personuppgifter?
De flesta personuppgifter vi behandlar får vi direkt från dig, till exempel när du blir medlem, anmäler dig till en aktivitet, prenumererar på information eller kontaktar oss.
I vissa fall kan vi också använda yrkesrelaterade och offentligt tillgängliga uppgifter från exempelvis LinkedIn eller från den organisation där du arbetar. När vi använder uppgifter från andra källor gör vi det för ett specificerat ändamål och med stöd av en rättslig grund.
När du kontaktar oss via e-post
När du kontaktar oss via e-post behandlar vi de personuppgifter som finns i meddelandet för att kunna ta emot, hantera och besvara din fråga eller förfrågan.
Om kontakten leder vidare till exempelvis medlemskap, bokning, samarbete eller annan relation med Sustainability Circle behandlar vi därefter de personuppgifter som behövs för det aktuella ändamålet.
Personuppgifter som behöver sparas för vi, när det är lämpligt, över till det system där de hör hemma. E-postmeddelanden och uppgifter raderas när vi inte längre behöver dem.
Vi ber dig att inte skicka känsliga eller särskilt integritetskänsliga personuppgifter till oss via vanlig e-post om det inte är nödvändigt. Om vi får sådana uppgifter bedömer vi om vi har rätt och behov att behandla dem. Uppgifter som behöver sparas flyttas så snart som möjligt till ett lämpligt system och tas bort från e-postsystemet. Uppgifter som vi inte behöver eller saknar stöd för att behandla raderas.
Hur länge sparar vi uppgifter?
Vi sparar inte personuppgifter längre än vad som behövs för det ändamål de behandlas för eller så länge vi måste behålla dem enligt lag. När det är relevant beskriver vi mer specifika lagringstider eller kriterier för lagring under respektive behandling nedan.
Dina rättigheter
Du har flera rättigheter enligt dataskyddsförordningen, bland annat rätt att få information om vilka personuppgifter vi behandlar om dig och i vissa fall rätt till rättelse, radering, begränsning och att invända mot behandling.
Läs mer om dina rättigheter på vår särskilda sida om registrerades rättigheter.
Om du vill utöva någon av dina rättigheter kan du kontakta oss på info@sustainabilitycircle.se.
Cookies
På vår webbplats använder vi cookies och liknande tekniker. Mer information om vilka cookies vi använder, för vilka ändamål och hur du kan hantera dina val finns i vår information om cookies.
Ändringar i denna information
Vi kan uppdatera denna integritetsinformation när vår verksamhet eller vår behandling av personuppgifter förändras eller när regler och vägledning ändras. Den aktuella versionen finns alltid på vår webbplats. Datum för senaste uppdatering anges högst upp på sidan.
Sustainability Circle Ekonomisk Förening är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter där vi bestämmer ändamålen och hur behandlingen ska genomföras.
Sustainability Circle Ekonomisk Förening
Organisationsnummer: 769622-7144
Mailbox 1504
411 41 Göteborg
E-post: info@sustainabilitycircle.se
Du kan kontakta oss på denna adress om du har frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter eller om du vill utöva någon av dina rättigheter.
När du är medlem
För att kunna administrera ditt medlemskap och ditt engagemang i Sustainability Circle behandlar vi personuppgifter om dig.
Vilka uppgifter behandlar vi?
Vi kan bland annat behandla:
-
namn,
-
kontaktuppgifter, såsom e-postadress och telefonnummer,
-
faktureringsuppgifter och, när fakturering sker till en organisation, relevanta företagsuppgifter,
-
uppgifter om ditt medlemskap och dina bokningar,
-
kommunikation som har betydelse för medlemsrelationen,
-
befattning och organisation,
-
information om vilken typ av organisation du representerar,
-
annan profilinformation som du själv väljer att lämna, exempelvis en länk till en professionell profil.
Vissa uppgifter, exempelvis namn, kontaktuppgifter och uppgifter som behövs för fakturering, är nödvändiga för att vi ska kunna administrera medlemskapet. Andra profiluppgifter är frivilliga.
Varför behandlar vi uppgifterna?
Vi behandlar personuppgifter för att:
-
administrera ditt medlemskap,
-
kommunicera med dig om medlemskapet och vår verksamhet,
-
administrera medlemsavgifter och fakturering,
-
hantera dina bokningar och ditt deltagande i våra aktiviteter,
-
ge dig tillgång till de tjänster och aktiviteter som ingår i medlemskapet,
-
utveckla nätverket och vår verksamhet,
-
när det är tillåtet, informera om aktiviteter, utbildningar och andra erbjudanden som kan vara relevanta för dig.
Vilken rättslig grund använder vi?
När behandlingen är nödvändig för att administrera och fullgöra medlemskapet grundar vi behandlingen på vårt avtal med dig. När vi enligt lag måste behålla vissa uppgifter, exempelvis bokföringsunderlag, grundar vi behandlingen på en rättslig förpliktelse.
För vissa behandlingar som syftar till att utveckla medlemsrelationen, nätverket eller vår kommunikation kan vi använda berättigat intresse som rättslig grund. Då gör vi en bedömning av vårt intresse av behandlingen i förhållande till dina intressen och rättigheter.
Om vår kommunikation utgör direktmarknadsföring följer vi även de särskilda regler som gäller för elektronisk marknadsföring. Du kan alltid motsätta dig att dina personuppgifter används för direktmarknadsföring och varje sådant utskick ska innehålla en enkel möjlighet att avregistrera dig.
Hur länge sparar vi uppgifterna?
Vi behandlar de personuppgifter som behövs för medlemskapet så länge du är medlem.
När medlemskapet upphör sparar vi endast sådana uppgifter som vi fortsatt behöver för exempelvis administration, dokumentation av medlemsrelationen eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Övriga uppgifter raderas eller anonymiseras enligt våra gallringsrutiner.
Räkenskapsinformation och andra uppgifter som vi enligt lag är skyldiga att bevara sparas under den tid som följer av tillämplig lagstiftning, exempelvis bokföringslagen.
Vi begränsar behandlingen av uppgifter som sparas enbart för sådana rättsliga eller administrativa ändamål och använder dem inte för löpande medlemskommunikation eller marknadsföring.
När du anmäler dig till en aktivitet
När du anmäler dig till en aktivitet, utbildning, nätverksträff eller annat event som Sustainability Circle anordnar behandlar vi personuppgifter för att kunna administrera din bokning och genomföra aktiviteten.
Vilka uppgifter behandlar vi?
Beroende på aktivitet kan vi behandla:
-
namn,
-
kontaktuppgifter, exempelvis e-postadress och telefonnummer,
-
organisation och befattning,
-
fakturerings- och betalningsuppgifter när det är relevant,
-
uppgifter om din bokning och ditt deltagande,
-
önskemål om specialkost,
-
andra uppgifter som du själv lämnar och som behövs för den aktuella aktiviteten.
Vi samlar endast in de uppgifter som behövs för den aktuella bokningen och aktiviteten.
Varför behandlar vi uppgifterna?
Vi använder uppgifterna för att:
-
registrera och administrera din bokning,
-
skicka bokningsbekräftelse och praktisk information,
-
administrera betalning och fakturering när det är aktuellt,
-
planera och genomföra aktiviteten,
-
hantera eventuella önskemål som du har lämnat inför ditt deltagande.
Den behandling som är nödvändig för att administrera och genomföra din bokning grundar vi normalt på avtal.
När vi måste behandla eller bevara vissa uppgifter för att uppfylla krav enligt lag, exempelvis bokföringsregler, grundar vi behandlingen på rättslig förpliktelse.
Specialkost, allergier och andra känsliga uppgifter
Ett önskemål om specialkost är inte alltid en känslig personuppgift enligt GDPR. En kostuppgift kan däremot innehålla eller avslöja känsliga personuppgifter, exempelvis information om allergi, hälsa eller religiös övertygelse.
Det är frivilligt att lämna information om specialkost och allergier. Om informationen innehåller känsliga personuppgifter behandlar vi dessa med ditt uttryckliga samtycke och endast för att kunna tillgodose ditt behov i samband med den aktuella aktiviteten.
När det behövs för att ordna mat eller annan service kan vi lämna nödvändig information vidare till exempelvis konferensanläggning, hotell eller cateringföretag. Vi lämnar endast ut de uppgifter som mottagaren behöver för att kunna tillgodose behovet.
Uppgifter om specialkost, allergier och andra känsliga uppgifter sparas inte längre än vad som behövs för att genomföra aktiviteten och raderas därefter enligt våra gallringsrutiner.
Hur länge sparar vi övriga uppgifter?
Övriga bokningsuppgifter sparas så länge de behövs för administration, dokumentation av vårt förhållande till dig eller för andra berättigade ändamål.
Räkenskapsinformation och uppgifter som enligt lag måste bevaras sparas under den tid som följer av tillämplig lagstiftning.
När uppgifterna inte längre behövs raderas eller anonymiseras de.
Foto, film och ljud vid våra aktiviteter
Vid vissa av våra digitala och fysiska aktiviteter fotograferar, filmar eller spelar vi in ljud. Materialet kan användas för att dokumentera och informera om Sustainability Circles verksamhet, exempelvis på vår webbplats, i presentationer, nyhetsbrev och sociala medier.
När personer kan identifieras i materialet innebär det att vi behandlar personuppgifter.
Översiktsbilder och dokumentation
För översiktsbilder och annat material som dokumenterar våra aktiviteter kan behandlingen grundas på vårt berättigade intresse av att dokumentera och informera om Sustainability Circles verksamhet.
Vi gör då en bedömning av vårt intresse i förhållande till de berörda personernas integritet och använder inte bilder eller filmer på ett sätt som vi bedömer som oskäligt eller oväntat för deltagarna.
Vi informerar när fotografering eller filmning förekommer. Om du inte vill förekomma på bild eller film kan du meddela oss före eller under aktiviteten eller prata med fotografen på plats. Vi försöker då ta hänsyn till detta.
Porträtt, intervjuer och marknadsföringsmaterial
När en person har en framträdande roll i en bild eller film, exempelvis vid en intervju, ett porträtt eller annan särskild medverkan, kan vi be om samtycke eller komma överens om användningen genom ett medverkanavtal.
Vi inhämtar särskilt medgivande när det krävs för användning av en persons namn eller bild i marknadsföring.
Publicering
Material kan publiceras på Sustainability Circles webbplats, i våra utskick och presentationer samt i våra kanaler på sociala medier.
Publicering i vissa externa tjänster kan innebära att personuppgifter behandlas utanför EU/EES. Mer information om sådana överföringar finns under avsnittet om var vi behandlar personuppgifter.
Om du inte längre vill förekomma
Om du upptäcker en bild, film eller ljudupptagning där du förekommer och inte längre vill att vi använder materialet är du välkommen att kontakta oss på info@sustainabilitycircle.se.
Vi bedömer din begäran enligt GDPR och tar bort materialet när det saknas skäl för fortsatt behandling. Om behandlingen grundas på berättigat intresse har du också rätt att invända mot behandlingen.
Material sparas inte längre än vad som behövs för det ändamål som det samlades in för. Material som har ett fortsatt dokumentations- eller informationsvärde kan sparas längre, medan material som inte längre behövs raderas enligt våra gallringsrutiner.
Analys, enkäter och utveckling av verksamheten
Vi följer löpande upp och utvärderar vår verksamhet för att förstå våra medlemmars och deltagares behov och för att utveckla kvaliteten och relevansen i vårt utbud.
Enkäter och feedback
Vi kan exempelvis skicka enkäter eller be om återkoppling efter aktiviteter för att få veta vad våra medlemmar och deltagare tycker och vilka frågor de är intresserade av.
Vi behandlar sådan information med stöd av vårt berättigade intresse av att följa upp och utveckla Sustainability Circles verksamhet och medlemsnytta.
Analys och segmentering
Vi kan också analysera uppgifter som vi redan har, exempelvis:
-
befattning,
-
organisation och organisationstyp,
-
geografiskt område,
-
boknings- och deltagandehistorik,
-
korrespondens och feedback,
-
information om hur du kom i kontakt med Sustainability Circle eller en viss aktivitet.
Uppgifterna kan användas för att gruppera medlemmar och deltagare utifrån exempelvis yrkesområde, organisationstyp, geografiskt område eller intresse för olika ämnesområden. Syftet är att på gruppnivå förstå behov och intressen och använda kunskapen för att utveckla våra nätverk, aktiviteter och tjänster.
Behandlingen grundas på vårt berättigade intresse av att utvärdera och utveckla vår verksamhet. När vi gör denna bedömning väger vi vårt behov av analys mot ditt intresse av skydd för dina personuppgifter.
Vi använder inte analysen för automatiserade beslut som har rättsliga eller på motsvarande sätt betydande konsekvenser för dig.
När resultat kan sammanställas på ett sätt som gör att enskilda personer inte längre kan identifieras använder vi i första hand sådan aggregerad eller anonymiserad information.
Hur länge sparar vi uppgifterna?
Personuppgifter som används för analys och segmentering sparas inte längre än de underliggande uppgifter som analysen bygger på eller så länge vi har ett dokumenterat behov av dem.
Statistik och sammanställningar som har anonymiserats så att enskilda personer inte längre kan identifieras kan sparas längre eftersom de inte längre utgör personuppgifter.
Var behandlar vi dina personuppgifter?
Vi eftersträvar att personuppgifter behandlas inom EU/EES när det är möjligt och ändamålsenligt.
Vissa av de digitala tjänster och leverantörer som vi använder kan dock innebära att personuppgifter behandlas i eller görs tillgängliga från länder utanför EU/EES, så kallade tredjeländer.
När personuppgifter överförs till ett land utanför EU/EES säkerställer vi att det finns en rättslig grund för överföringen enligt GDPR:s regler om tredjelandsöverföringar.
För överföringar till länder eller mottagare som omfattas av ett beslut från EU-kommissionen om adekvat skyddsnivå kan överföringen ske med stöd av detta beslut.
För vissa överföringar till USA kan vi använda EU–U.S. Data Privacy Framework när den mottagande organisationen är certifierad enligt ramverket.
När ett beslut om adekvat skyddsnivå inte är tillämpligt använder vi, när det är relevant, andra skyddsmekanismer som godkänts enligt GDPR, exempelvis EU-kommissionens standardavtalsklausuler, tillsammans med ytterligare skyddsåtgärder när det krävs.
Sociala medier
När du interagerar med Sustainability Circle via exempelvis sociala medier behandlas personuppgifter både av oss och av den aktuella plattformsleverantören enligt leverantörens villkor och integritetsinformation.
Användning av sådana tjänster kan innebära att personuppgifter behandlas utanför EU/EES. När Sustainability Circle ansvarar för en sådan överföring tillämpar vi de skyddsmekanismer som krävs enligt GDPR.
Vilken överföringsmekanism som används beror bland annat på vilken leverantör och mottagare som behandlar personuppgifterna och kan förändras över tid.
Om du vill veta mer om vilka leverantörer vi använder, var personuppgifter behandlas eller vilka skyddsåtgärder som gäller för en viss överföring kan du kontakta oss på info@sustainabilitycircle.se.
Vilka delar vi personuppgifter med?
Vi säljer inte dina personuppgifter.
För att kunna bedriva Sustainability Circles verksamhet behöver vi däremot i vissa fall dela personuppgifter med leverantörer och andra mottagare. Vi delar endast de uppgifter som behövs för det aktuella ändamålet.
Leverantörer som behandlar uppgifter för vår räkning
Vi använder externa leverantörer för delar av vår verksamhet, exempelvis:
-
IT-, webb- och molntjänster,
-
medlems- och CRM-system,
-
e-post- och utskickstjänster,
-
boknings- och eventtjänster,
-
ekonomiadministration och andra administrativa tjänster.
När en leverantör behandlar personuppgifter enbart för vår räkning är leverantören personuppgiftsbiträde. Vi ingår då personuppgiftsbiträdesavtal när GDPR kräver det och ställer krav på att personuppgifterna behandlas enligt våra instruktioner och med lämplig säkerhet.
Andra mottagare
Vi kan också lämna personuppgifter till mottagare som själva ansvarar för sin behandling av uppgifterna, exempelvis:
-
betalnings- och finansiella tjänsteleverantörer,
-
konferensanläggningar, cateringföretag och andra leverantörer som behövs för att genomföra våra aktiviteter,
-
sociala medieplattformar,
-
revisorer och andra professionella rådgivare,
-
myndigheter eller andra mottagare när vi är skyldiga att lämna ut uppgifterna enligt lag eller myndighetsbeslut.
Vilka uppgifter som delas beror på den aktuella tjänsten eller aktiviteten. Vi lämnar inte ut fler personuppgifter än vad som behövs för ändamålet.
Om en mottagare behandlar personuppgifter utanför EU/EES tillämpar vi de regler och skyddsmekanismer för tredjelandsöverföringar som beskrivs i avsnittet om var vi behandlar personuppgifter.
Om du vill veta mer om vilka mottagare eller kategorier av mottagare som behandlar dina personuppgifter kan du kontakta oss på info@sustainabilitycircle.se.
Hur skyddar vi dina personuppgifter?
Vi arbetar löpande med tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda de personuppgifter vi behandlar mot bland annat obehörig åtkomst, förlust, ändring, förstöring och annat otillåtet användande.
Vilka säkerhetsåtgärder vi använder anpassas efter vilken typ av personuppgifter som behandlas, hur behandlingen sker och vilka risker den innebär.
Vi ställer också krav på de leverantörer som behandlar personuppgifter för vår räkning.
Personuppgiftsincidenter
En personuppgiftsincident kan exempelvis innebära att personuppgifter av misstag eller på ett otillåtet sätt förloras, ändras, förstörs, lämnas ut eller blir tillgängliga för obehöriga.
Om en personuppgiftsincident inträffar utreder vi vad som har hänt, vilka personuppgifter och personer som berörs och vilka risker incidenten kan innebära. Vi vidtar också de åtgärder som behövs för att begränsa konsekvenserna och minska risken för att motsvarande händelse inträffar igen.
Om incidenten sannolikt innebär en risk för berörda personers rättigheter och friheter anmäler vi incidenten till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) utan onödigt dröjsmål och, om möjligt, inom 72 timmar från det att vi fått vetskap om incidenten.
Om incidenten sannolikt innebär en hög risk för de berörda personerna informerar vi också dem utan onödigt dröjsmål, när detta krävs enligt GDPR.
Vi dokumenterar personuppgiftsincidenter och de bedömningar och åtgärder som har gjorts även när en incident inte behöver anmälas till IMY.